Cómo configurar la respuesta automática (fuera de la oficina)

¿Se va de vacaciones o estará sin acceso al correo? Una respuesta automática avisa que usted no está disponible.

También se conoce como: fuera de la oficina, respuesta de vacaciones, autorespondedor.

Dónde configurarla

El panel de control de AtrioMail no tiene una opción de respuesta automática. Configúrela donde lee su correo:

• Webmail: inicie sesión en https://system.atriomail.com/webmail y busque una opción de vacaciones o de fuera de la oficina en la configuración del webmail.
• Aplicación de correo: algunas aplicaciones de escritorio (por ejemplo, Outlook o Apple Mail) pueden enviar respuestas automáticas mediante una regla. Por lo general, una regla de una aplicación de correo solo funciona mientras esa aplicación está abierta en su computadora.

En cualquier caso, actívela, escriba su mensaje, defina las fechas si la opción está disponible y guarde los cambios.

Redactar su mensaje

Una buena plantilla de respuesta automática:

Asunto: Fuera de la oficina

Gracias por su mensaje.

Actualmente me encuentro fuera de la oficina desde el [Fecha de inicio] hasta el [Fecha de término], con acceso limitado al correo.

Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con:
- [Nombre del colega]: colleague@company.com
- Teléfono: [Número para emergencias]

Responderé su mensaje a mi regreso.

Saludos cordiales,
[Su nombre]

Qué incluir:

• Cuándo estará ausente
• Cuándo regresará
• Un contacto alternativo para asuntos urgentes
• Cuándo pueden esperar una respuesta
• Un tono profesional

Qué no incluir:

• Detalles de sus planes de vacaciones
• Su número de teléfono personal
• Su domicilio
• Demasiada información personal

Consejo de seguridad: no comparta de más. Decir "Estoy de vacaciones en Hawái" le indica a la gente que su casa está vacía.

Ejemplos

Vacaciones:

Asunto: Fuera de la oficina - Regreso el 15 de diciembre

Gracias por su mensaje. Actualmente estoy de vacaciones del 8 al 15 de diciembre, con acceso limitado al correo.

Para asuntos urgentes, comuníquese con mi colega Sarah en sarah@company.com o llame a nuestra oficina al (555) 123-4567.

Responderé su mensaje a mi regreso.

Saludos cordiales,
John Smith

Viaje de negocios:

Asunto: De viaje - Acceso limitado al correo

Actualmente estoy de viaje de negocios y tengo acceso limitado al correo.

Responderé su mensaje lo antes posible.

Para asuntos urgentes, llame a mi celular: (555) 987-6543

Gracias por su paciencia.

Cierre por festividades:

Asunto: Cierre de la oficina por festividades

Gracias por comunicarse con nosotros. Nuestra oficina permanecerá cerrada por las fiestas del 24 de diciembre al 2 de enero.

Responderemos todas las consultas cuando regresemos el 3 de enero.

¡Felices fiestas!
El equipo de la empresa

Buenas prácticas

• Configure la respuesta automática antes de irse.
• Pruébela enviando un mensaje desde otra dirección.
• Mantenga el mensaje breve y profesional.
• Ofrezca un contacto alternativo para asuntos urgentes.
• Desactívela cuando regrese (o defina una fecha de fin, si su webmail o aplicación lo permite).
• Consejo: prográmela para que termine un día después de su regreso, así tendrá tiempo de ponerse al día.

Errores frecuentes

• Olvidar desactivarla al regresar
• No ofrecer un contacto alternativo
• Errores de escritura en el mensaje
• Fechas incorrectas

Solución de problemas

No se envía la respuesta automática

• Verifique que esté activada y guardada.
• Revise las fechas de inicio y de fin, si las definió.
• Si usó una regla en una aplicación de correo, compruebe que la aplicación esté abierta.
• Pruebe desde otra dirección: muchos sistemas no responden a su propia dirección.

Se envían demasiadas respuestas

• Compruebe que no tenga una respuesta automática activada en más de un lugar (en el webmail y en una aplicación de correo).

¿Necesita ayuda?

Comuníquese con el soporte a través del chat en vivo del panel de control.